Hol dolgozzak ma? - Az irodaüzemeltetés jövője a mobiltelefon kijelzőjén

A helyfoglaló, eszközkezelő, hibajelentő applikáció egyaránt nyújt előnyöket a bérlőknek, a bérbeadóknak és az adott épületben dolgozóknak. A szakember szerint a pénzben is kifejezhető előnyök már a bevezetés első hetében számszerűsíthetőek, ugrásszerűen nőhet az irodahasználat hatékonysága, ráadásul a szoftver meglepően hatékony eszköz lehet a flexibilis ülésrend elfogadtatásában a munkavállalóknál, amikor az irodában már senkinek nincs fix asztala. Hogyan segíthet az app megtartani a munkaerőt, kinek kell befizetnie a humán bankszámlára és miért éri ez meg szinte mindenkinek? – egyebek mellett ezekről a témákról beszélgettünk.

- Az invensol.hu nyitószlogenje szerint az Önök által fejlesztett applikáció – SAM vagyis Space and Asset Manager – több, mint egy irodai asztalfoglaló program. Miben több?

- Ez egy kész termék, mégis, a lényege a személyre, illetve szervezetre szabhatóság. Van egy „nulladik” fázisunk, amikor az optimális használathoz szükséges adatok, alaprajzok, infrastruktúra részletek mellett megvizsgáljuk – egyebek mellett személyes interjúkon keresztül, tehát abszolút „live”- hogy ki, mikor és hogyan dolgozik együtt. Fontos a szervezeti felépítés, de ennél talán még fontosabb, hogy mely részlegek között működik a kémia, kik azok, akiknél valóban fontos, hogy fizikailag is lássák egymást, és kik azok, akik tudnak ugyan a másikról, de elég, ha az e-mail kapcsolat él közöttük. A szoftver moduláris felépítésű, és a modulok egyike a helyfoglaló program.

- Az egyterű irodákat nagyon szeretik a bérlők és a bérbeadók is, hiszen relatíve egyszerűen és gyorsan kiépíthető, rugalmas és költséghatékony. Ráadásul mivel olyan nincs, hogy a cég valamennyi munkavállalója egyszerre legyen bent az irodában, tulajdonképpen felesleges teljes létszámra tervezni a bérelt területet, bőven elég, ha mondjuk 85%-os személyes jelenléttel tervezünk, a többiek szabadságon vannak, tárgyalnak valahol és hasonlók. Elsőre azt gondolhatnánk, hogy elegendő, ha érkezéskor mindenki választ egy helyet, és aznapra az lesz az asztala, ez a klasszikus „free sitting”. Ugyanakkor sok munkavállalóban van egyfajta zsigeri ellenállás a folyamatos „fluid” állapottal szemben, szeretnének egy biztos helyet a munkahelyükön.

- A „free sitting” módszerre több katasztrofális példát is tudok mondani a hazai gyakorlatból: megérkezik a munkavállaló, 20 percig jár körbe az irodában üres asztalt keresve, végül leül a laptopjával a kávézóban. A „free sittinget” lehet jól is csinálni, felhasználóbaráttá tenni. A SAM rendszer pont ezen hivatott segíteni, lehetővé téve a dolgozóknak, hogy akár aznap, vagy napokkal-hetekkel korábban lefoglalják az asztalukat és/vagy parkolójukat az irodában, egy asztali böngésző, vagy épp útközben, a mobil app segítségével. A SAM - azon túlmenően, hogy szervezetre szabott, tehát figyelembe veszi a helyi adottságokat –, kifejezetten felhasználóbarát, sőt élvezetes: a telefonos app segítségével útközben el tudom dönteni, hogy ma mikor, hol és kivel akarok együtt dolgozni. A kedvenc helyemen, esetleg az aktuális projektcsapatom mellett? Ráadásul ma autóval jöttem, tehát igénybe szeretném venni az egyik parkolót. Amit idáig elmondtam, az nagyjából öt kattintás, de nem akarom megkerülni a kérdését: A SAM egy változásmenedzsment eszköz is: kiválóan segíti a flexibilis munkavégzés bevezetését egy meglévő irodában, vagy amikor egy szervezet új irodába költözik, egyáltalán nem mindegy, hogy mekkora területre írnak alá szerződést – gondoljon csak a lassan, de biztosan emelkedő bérleti díjakra. Könnyen megtakarítható EURÓ tíz- vagy százezrekről beszélünk, ha belegondolunk, hogy a fix munkahelyes iroda 60-70%-os kihasználtságát 90%-ra tornásszuk fel. Ennyivel több embert tudunk az irodában leültetni, vagy ennyivel kisebb irodaterületet kell bérelnünk, - csak nézőpont kérdése. A SAM abban segít, hogy a változás ne nyűg, hanem inkább örömforrás legyen. Másrészt, a HR-esek tisztában vannak a „humán bankszámla” lényegével: ha ki akarok venni onnan, előtte be is kell tennem valamit. Magyarán, ha arra kérem a munkatársaimat, hogy legyenek partnerek a flexi-workingre történő átállásban, és emiatt elveszem a fix asztalukat, cserébe felajánlhatom, hogy heti egy vagy két napot otthonról dolgozhatnak. A flexi-working igazi win-win megoldás: a munkaadónak hatékonyabb lesz az irodahasználata, a munkavállaló pedig motiváltabbá válik. Fontosak az anyagiak, de a kellemes és rugalmas munkakörnyezet óriási munkaerőmegtartó erővel bír. Ha a rugalmas helykiosztást okosan kombinálom a home office-szal, nagyságrenddel csökken a fluktuáció. Márpedig ma, amikor a kvalifikált munkaerő éppolyan nehezen elérhető, mint a minden szempontnak megfelelő A-kategóriás iroda, egyáltalán nem mindegy, hogy mit látok a munkatársaim arcán hétfő reggel. Mi ezt a háromoldalú dealt támogatjuk a háttérből.

- A honlapjuk „alapból” angolul jön be, és kinézetre is inkább a legfrissebb tengerentúli mintákat követi. Feltételezem, ez nem véletlen.

- Az irodapiac legfontosabb trendjei Nyugat-Európából érkeznek hozzánk, mi is figyeljük a kinti piacokat. Azt látjuk, hogy egy versenyképes vállalat – mondjuk 2-300 fős létszámtól felfelé – egyszerűen nem engedheti meg magának, hogy spontán alakuljon az asztalfoglalás, a parkoló használat, vagy, hogy egy másik modulunkat is megemlítsem, az eszköznyilvántartás. Egyszerűen nem éri meg nem befektetni egy ilyen rendszerbe, hiszen az előnyök az első héten nyilvánvalóvá válnak. Saját tapasztalat, hogy sok esetben a negatív véleményvezérek „térnek meg” először: belátják, hogy egy felhasználóbarát app egyszerűen jobbá teszi a napjukat.

- A két-háromszázas létszám konkrét adat? Vagyis ez alatt már nem éri meg bevezetni a SAM-et?

- Mivel nem dobozos, hanem szervezetre szabott szoftveres megoldást kínálunk, amelynek a fenntartása is költség, egyelőre a nagyobb szervezeteknél költséghatékony. Azonban hamarosan piacra lépünk egy olyan „light” verzióval, amelyben a felhasználó maga tölti fel az alaprajzokat, és külső támogatás nélkül intézheti az irodaterülete menedzsmentjét, ez már akár néhány fős cégek számára is bőven megéri majd. De legyen szó bármekkora cégről – és ezt túlzás nélkül ki merem jelenteni – döbbenetes tanulságai vannak, ha megvizsgálják, hogy ki mikor és mit használ pontosan, legyen szó íróasztalról, számítógépről vagy éppen parkolóról. Különösen egy költözés előtt érdemes felmérni, hogy mi az, amire valóban szüksége van a cégnek, mi az, amire tényleg pénzt kell kiadni. A következő fejlesztési lépcső az lesz, amikor nem „csak” a szoftver fogja tudni, hogy ki-hol-merre és mit használ, hanem mindezt szenzorokból érkező adatokkal kiegészítve is látni fogjuk. Lefoglalták a tárgyalót, de valójában a villanyt sem kapcsolták fel? Akkor fűtés sem kell, és ki lehet tenni a szabad jelzést. Azt gondolom, hogy az irodagazdálkodás területén elérkeztünk arra a pontra, amikor nem a hardver – tehát az épület maga – hanem a szoftveres támogatás, a felhasználóbarát app, az egyénre szabott rugalmas megoldások jelentik a versenyelőnyt. Hiszem, hogy néhány éven belül nem lesz egyetlen felelősen gondolkodó munkaadó és irodaház üzemeltető sem, aki ne alkalmazna a SAM-hez hasonló megoldást.

Irodakereso.info