Az irodapiac bérlői oldalán jelentős súllyal bíró nagyvállalatok döntéshozói ezekben a hetekben világszerte kettőzött energiával készülnek arra, hogy fokozatosan átálljanak a járvány utáni új normákra. A Google a tervezettnél korábban, már áprilisban megnyitja irodáit, és soha nem látott csúcsirodákkal csábítja vissza az alkalmazottait. A hosszútávú célok pedig egyértelműen kirajzolódnak abból, hogy a Google a járvány utáni időkre jelentős irodafejlesztéssel készül.
A Facebook sem marad le, ott májusra tervezik az irodák újra nyitást, a Microsoft pedig már április végétől megadja a lehetőséget a dolgozóinak az irodai munkavégzésre.
    
A visszatérés tervezésekor kulcsfontosságúnak tartják a vezetők, hogy megtalálják az egyensúlyt a munkaszervezésben, eleget tegyenek a munkavállalók igényeinek és megfelelő körülményeket hozzanak létre a cég folyamatos működése érdekében.

„A járvány egy éve alatt Magyarországon is egyértelmű lett, hogy adott feladatokat jól elvégeznek a dolgozók otthon is. Az online megbeszélések is lehetnek hatékonyak, de egyre többen mondják, hogy a személyes találkozók nem pótolhatók, az elfásult, elfáradt emberek nagy hányada nem tudja elképzelni, hogy hosszú ideig csak otthonról dolgozzon” – érzékeltette a helyzetet Kalaus Valter, a VLK Cresa ügyvezetője.

A bérlői és bérbeadói oldal viselkedésének változásait is közelről érzékelő tanácsadó cég szerint vissza kell csalogatni a munkatársakat az irodába. Kezdetben például azzal, hogy a vezetők szorgalmazzák 4-6-fős megbeszélések megtartását, így a dolgozók úgymond megint megszokhatják egymást. Mivel jön a jó idő, később a 20-30 fős megbeszéléseket már az irodaház belső kertjében vagy a teraszon is megrendezhetik. Ezt is élményszerűvé lehet tenni azzal, ha van egy kis kényeztető elem, például szendvicsek, üdítők.

Jó ötlet lehet, ha az irodabelső átalakítása előtt bevonják a munkatársakat is a döntések előkészítésébe, ezzel fokozható a kötődésük a céghez és egymáshoz is. Régebbi kommunikációs eszközök (szóbeli tájékoztatás, fizikai mozgásokat is igénylő játékosabb feladatmegoldás, testbeszéd megfejtése) bevetése szintén hatásos lehet, így elkerülhető, hogy csak a virtuális térben érintkezzenek az alkalmazottak.

„Kényelem, funkcionalitás, hatékonyság és biztonság. Ezek a legfontosabbak az új irodai terek kialakításakor. Akár új bútorokat is lehet vásárolni és feltétlenül növelni kell a személyes munkavégzéshez szükséges teret, hogy tartható legyen a biztonságos távolság. Nem kizárt, hogy a közös helyiségek, terek akár 30-40 százalékkal is több helyet igényelnek, így várható, hogy az összes területigény nemhogy csökken, de bizonyos esetekben még növekedhet is.” – mutatott rá a szakember.

A munkavállalók természetes módon igénylik a személyes biztonságot, ez a napnál világosabb. Nem tudhatjuk, hogy a velünk egy térben dolgozó kollégák közül ki kivel érintkezett, milyen környezetben mozgott. Az irodában külső személyek is megjelenhetnek, velük kapcsolatban is sok lehet a bizonytalanság, ezért tehát a járványügyi előírások betartása fokozott igény a dolgozói oldalról, amit messzemenőkig figyelembe kell venni, ez nem is kérdéses – fejtette ki a cégvezető.

Külön utalt arra, hogy a mentorálás, a csapatépítés és a kooperációs feladatmegoldások szintén hozzá tartoznak az irodai mindennapokhoz, amivel egy jól működő közösségé képes válni egy csoport a munkahelyen. A cégek életének meghatározó elemei, amit nem lehet az online térben elvégezni. Az irodai jóllétnek ezek a korábbiaknál is fontosabb tartozékai.

Tanácsadóként kiemelte, hogy a bérlő vállalat igényeinek a felmérése manapság sokkal fontosabb, mint valaha. Ugyanis csak így tudják a lehető leginkább testre szabni az irodai működés feltételeit. Nem mellesleg pedig az adott költségkereten belül tartani egy-egy irodabelső átalakítását, amennyiben ez szükséges.

Egyes hazai irodaházak üzemeltetői közös online chat felületet hoztak létre, ahol a bérlő cégek dolgozói egymással is kommunikálhatnak. Ezen felül az üzemeltetőnek is jelezhetik az üzemelés hibáit vagy javasolhatnak részmegoldásokat, például a garázshasználat könnyítésére és ésszerűsítésére. Ez már bevált módszer, de nem széleskörűen elterjedt a bérlő vállalkozások között.

Kalaus Valter erről szólva megjegyezte, hogy a közösségépítés ugyan jelen van már egyes irodaházaknál, de nem lehet az a cél, hogy csak így érintkezzenek az emberek. Szerinte itt is a helyes arány megtalálása lehet a célravezető.  

„A különféle digitális eszközök, munkaszervezési módszerek, a felhő, az adatközpontok használata, az érintésmentes technológiák, az okos épületek csak az egyik oldal, ami kétségkívül felggyorsít folyamatokat, egyszerűbbé teszi egy cég működését vagy egy épület üzemeltetését. Ám egyúttal személytelenné is tesz minket. A társas kapcsolatok felértékelődtek, akárcsak az irodában eltöltött idő. Ezért szükséges, hogy az új környezet és céges működés segítségével boldogabbak legyenek a dolgozók, ez egyúttal a cég hatékonyságára is jótékony hatással lesz” – vélte az ügyvezető.

 


VLK Cresa