Mivel az irodabérleti szerződéseket jellemzően 3-5 éves periódusra kötik – még akkor is, ha hosszabbítanak a bérlők –  esedékessé válhat az iroda jelentősebb átalakítása sőt a költözés 5-10 évenként.

Nem minden irodának van azonban megfelelő humánerőforrás háttere egy cégköltözés, iroda átalakítás menedzseléséhez: lehet, hogy már nincs a cégnél az a kolléga, aki az előző költözés lebonyolítása kapcsán tapasztalattal rendelkezett, vagy előfordulhat, hogy a kijelölt felelős – jellemzően office manager, HR vagy beszerzési vezető – nem rendelkezik megfelelő logisztika és műszaki ismerettel.

Speciális igények és kihívások

Szakmailag nehezebb kihívás, ha a bérlő az iroda testre szabása közben továbbra is az adott ingatlanban dolgozik. Egy olyan ügyfél esetében pedig mint a Royal Canin speciális igényként merült fel, hogy az irodában kutyákat is tarthassanak. Így esetükben más típusú padló beszerzésére volt szükség, illetve az IT szakembereknek el kellett rejteniük a kábeleket a négylábú kollégák elöl.

„Tehát nem csak az iroda mérete, hanem a speciális ügyféligények, illetve legtöbbször a szűk időfaktor határozza meg, mennyire van szükség a problémamegoldó hozzáállásra” – mondta el Pintér Dániel.

Az outsourcing logikus megoldás lehet ilyen esetekben, hiszen olyan speciális tudásra, projekt menedzsmentre van szüksége a bérlőnek, amelyet mindössze 3-6 hónapig használ, azután a következő öt vagy akár tíz évben ismét nem lesz rá szüksége.
 „Egy költözés vagy iroda átalakítás menedzselése valóban hónapokra lekötheti a HR vezetőt, az office manager-t illetve a beszerzőt, akik időnként önhibájukon kívül is tűzoltásra kényszerülnek. Elég sokszor találkozunk olyan megkereséssel, ahol pont az időkorlát miatt keresnek meg bennünket. Ilyen kényszerítő tényező lehet – amely a mi gyakorlatunkban is előfordult már – ha például egy cég külföldi központjából utasítás érkezik, hogy sürgősen bővítsék a létszámot 100 fővel, vagy éppen bevezetnek nemzetközi szinten egy új irodahasználati rendet (open space) és azt kell adaptálni. Ráadásul ha az adott irodaházban nincs lehetőség ezek megvalósítására, akkor sürgősen költözni kell, és bizony a megfelelő új iroda megtalálása az idő szorításában önmagában is óriási kihívás, nem is beszélve az átköltöztetésről. Előfordul, hogy vezetőváltások vagy vezetői döntések késedelme miatt akadnak el illetve húzódnak el stratégiai, beszerzési döntések. Ilyenkor is jól jön a szakértői segítség, amelynek célja, hogy leegyszerűsítsük a folyamatokat, átvágjuk a gordiuszi-csomókat. Célunk, hogy munkákkal ne problémát generáljunk, hanem ezeket megoldjuk!” – hívja fel a figyelmet Pintér Dániel, az ESTON property és project management divíziójának társigazgatója.

Az elmúlt öt év viszonylatában az ESTON jól kitapintható – az előző egy évben pedig erősödő – keresletet tapasztal a projektmenedzsment szolgáltatások iránt. Pintér Dániel ennek okát a cégek pozitív irányba átbillent piaci várakozásaiban illetve az erősödő piacokban látja, amelynek következtében a vállalatok jobban koncentrálnak az üzletmenetre, és szívesebben vesznek igénybe külső szakmai segítséget az ilyen jellegű, speciális projektek menedzselésére. „Projekt menedzsment üzletágunk már 5 éve működik ingatlan tanácsadó cégünkön belül. Miközben a kisebb megbízások szintje stabilnak mondható, a nagyobb megbízások száma, amelyek alatt az 1000 m2 fölötti irodakialakításokat értem, mintegy ötszörösére emelkedett az utóbbi években.” – hívja fel a figyelmet a javuló trendre az ESTON property és project management divíziójának társigazgatója.

OGH