• A szolgáltatott iroda a jelenlegi irodapiacnak csupán kb. 5%-át teszik ki, ám előrejelzések szerint 2030-ra ez a piaci részesedés akár 30%-ra is nőhet.
• A Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda az előnyeit és hátrányait járta körbe.
A „szolgáltatott irodát” nyújtók az irodára nem csupán, mint bérelhető helyiségre, hanem az irodát használóknak kínált szolgáltatások összességére, a vállalkozás sikerét elősegítő befektetésre gondolnak. E piaci szegmensnek jellemzően három szereplője van: a tulajdonos/bérbeadó, a bérlő/szolgáltató, aki a helyiséget bérbe veszi a tulajdonostól, kialakítja, és aztán annak részeit albérletbe / használatba adja ügyfeleinek.
Szolgáltatott irodák főbb előnyei -bérlői és befektetői szempontból
Míg a bérlő/szolgáltató jellemzően hosszabb ideig (akár több mint tíz évig) veszi bérbe a helyiséget, addig a szolgáltatott iroda keretei között albérlőként akár néhány órára vagy hétre is bérelhető egy már teljesen berendezett, azonnal beköltözhető, személyes igényekhez igazított, prémium kategóriás irodahelyiség. Mindez kiegészítve a helyben elérhető szolgáltatásokkal (recepciós és asszisztensi személyzet, tárgyalók biztosítása, rendezvények lebonyolítása stb.); akár külön befektetés és óvadékfizetési kötelezettség nélkül.
A rövid bérleti időtartam különösen vonzó olyan cégek, vállalkozók (pl. startupok) számára, akik még nem tudják vagy nem akarják hosszú távra (5 vagy 10 évre) elkötelezni magukat egy helyiség mellett, ugyanakkor a normál bérletekhez hasonló színvonalú kialakításra és szolgáltatásokra tartanak igényt.
„A szolgáltatott iroda használatára vonatkozó albérleti szerződések jellemzően rövidek, „nem-jogászok” számára is könnyen érthetők. A szerződés megállapodástól függően azonnal, következmények nélkül felmondható vagy meghosszabbítható, de akár az iroda mérete is egyik napról a másikra növelhető vagy csökkenthető az aktuális igényeinknek megfelelően, ehhez igazodó árszabással.” – mondta Ungár Attila, a Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda partnere.
Befektetői szempontból fontos kiemelni, hogy a szolgáltatott irodát is kínáló irodaházak jobb áron kelnek el az ingatlanpiacon, mint hagyományos társaik.
Szolgáltatott iroda főbb hátrányai - elsősorban bérbeadói szempontból
A tulajdonosoknak hozzá kell szokniuk, hogy az ilyen típusú bérlők sokkal nagyobb flexibilitást igénylenek a belső kialakítások terén, azaz el kell fogadniuk, hogy bizonyos szintig elvesztik a kontrollt a saját épületük felett.
Így például a hagyományos irodákhoz képest az ülőhelyeket – a jogszabály által megengedett keretek között - sűrűbben alakítják ki, ami a fűtő-, szellőző és légkondicionáló rendszerekkel kapcsolatosan is nagyobb igényeket támaszt.
Számos speciális, nemzetközi sztenderdekhez és a helyi sajátosságokhoz is igazodó kialakítási/kivitelezési igény jelenik meg a bérlői oldalon, sok esetben az épületet ezért eleve erre a funkcióra kell tervezni a nagyobb rugalmasságot biztosító gépészeti kialakítás, könnyebb
cellázhatóság, a megfelelő mennyiségű friss levegő érdekében. Ezáltal az épület tervezése, kivitelezése hárompólusává válhat (a tulajdonos, a kivitelező és a bérlő részvételével), amely megfelelő szabályozást igényel mind a tulajdonos és a bérlő (szolgáltató) által kötött bérleti szerződésben, mind a tulajdonos és a kivitelező által kötött kivitelezési szerződésben, valamint a felek szoros együttműködését igényli. A tulajdonos és a szolgáltató közötti bérleti szerződésekben ezért új rendelkezések jelennek meg, részletes szabályozást tartalmazva az épület kialakítására és későbbi lehetséges átalakítására vonatkozóan.
A bérlemény albérletbe adása a funkcióból fakadóan sokkal szabadabb, kötetlenebb, aminek következtében a bérbeadó kénytelen feladni a teljes kontrollt afelett, hogy valójában ki is használja az épületét. A bérlők rendszerint székhely-szolgáltatással is foglalkoznak, ami megfelelő felügyeleti mechanizmus hiányában hosszú távon követhetetlenné teheti, hogy mely cégek székhelye van az épületbe bejegyezve.
Oláh Tamás, a Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda ügyvédje szerint az engedélyezett használat kérdéseit érdemes a bérleti szerződésben körültekintően rendezni, különösen mivel a bérlők a szolgáltatásaikat a piaci igényekhez alkalmazkodva folyamatosan változtatják.
Fontos tudni, hogy ha a tulajdonos az épületen belül egy másik bérlő számára kizárólagosságot biztosított egy bizonyos szolgáltatás nyújtására, ez a szolgáltatott iroda változó ügyfélköre mellett nem feltétlenül biztosítható.
Például, ha egy irodaházban egy ügyvédi iroda kizárólagosságot kap a bérbeadótól (azaz a bérbeadó vállalja, hogy más ügyvédi irodának nem ad ki területet) és ugyanabban az épületben van egy szolgáltatott iroda is, a bérbeadó már nem fogja tudni kontrollálni, hogy más ügyvédi irodák is megjelenjenek az épületben a szolgáltatott irodán keresztül, így szerződésszegésbe kerülhet.
A bérlet megszűnésének esetére a bérlemény kiürítését biztosító, perindítás nélkül végrehajtható ún. kiürítési nyilatkozat jelentősége csökken, mivel nem a főbérlő lesz birtokban, hanem az ügyfelei, akiktől a gyakorlatban nem kehet megkövetelni ilyen nyilatkozat kiadását.
A bérleti időtartam az átlagos irodabérlethez képest hosszabb (tipikusan több mint 10 év), ebből adódóan az épület jobban ki van téve a szolgáltatott iroda koncepció hosszútávú életképességének. Az albérletek időtartama ezzel szemben jóval rövidebb, így tulajdonosi szempontból fokozott kockázatot jelent a bérlői fizetésképtelenség, miután egy negatív piaci változás esetén az albérlők – a flexibilis bérleti időtartamnak köszönhetően – könnyebben eltűnhetnek.
Lakatos, Köves és Társai Ügyvédi Iroda
