Az irodabérleti szerződések két fontos eleme a bérleti díj fajlagos értéke (általában: euró/m2/hó) és a bérbe adott terület nagysága (m2). E két szám szorzata adja meg a bérlő által fizetendő bérleti díjat. Bérbeadói oldalról azonban ez a "szorzat" magában hordozza azt a törekvést, hogy lehetőleg egy kisebb, a bérlő számára kedvezőbbnek tűnő bérleti díjon kössenek a felek bérleti szerződést a lehető legnagyobb bérbe adott terület beszámításával.
A nem kellően körültekintő bérlőt ugyanis a legtöbb esetben csak a bérleti díj – más kínálati árakkal könnyen összevethető – értéke érdekli, és kevés figyelmet fordít a bérelt terület nagyságára, illetve annak kiszámítási módjára.
A bérterület kiszámítására jelenleg nincs nemzetközileg elfogadott és mindenki által használt ajánlás, vagy útmutató. Nem meglepő tehát, hogy a hazai bérterület-számítási gyakorlat sem egységes. Az irodaépületek bérbeadói gyakran a saját maguk által kreált bérterület-számítási módszerekkel dolgoznak. A bérlő többnyire csak a számítás végeredményét, a bérterületet látja, annak kiszámítási módja számára többnyire ismeretlen.
Az irodabérlők helyzetét azonban nem csak a jól érthető, átlátható bérterület-számítási ajánlás hiánya, de a zűrzavaros terminológia is nehezíti.
Példaképpen: amikor valaki a hazai irodapiacon bruttó területről beszél, akkor feltehetőleg a közös területtel megnövelt bérterületre gondol, de gondolhat a bérlemény külső kerülete által közbezárt területre is. Van olyan bérlőjelölt is, aki bruttó terület alatt a bútorozható iroda és a bérleménybe eső vizesblokkok együttes területét érti, a közösen használt területek nélkül.
Az utóbbi időben hazai irodaügyleteknél gyakran használják a GLA (Gross Leasable Area) fogalmát, mely többek szerint azt a területet jelenti, mely után a bérlő bérleti díjat fizet. A GLA egyik – többnyire amerikai bevásárlóközpontokra értelmezett – fellehető értelmezése definiálja, hogy a GLA valóban az a terület, amelyért a bérlő bérleti díjat fizet, de az értelmezés szerint a terület csak a bérlő által kizárólagosan használt területet jelenti. Ez utóbbi két megállapítás azonban nem felel meg a hazai iroda-bérbeadási gyakorlatnak, mivel az az itthon megszokottal szembeni, nyilvánvaló ellentmondást foglal magába! A hazai gyakorlat szerint ugyanis a bérlő nem csak a kizárólagosan használt területek, hanem a közösen használt területek után is fizet bérleti díjat! Akkor tehát mi is pontosan a GLA hazai értelmezése? Benne van-e a GLA-ban a közösen használt terület? Vajon miért „gross” az itthon használatos GLA? Végül: miért kell angol szakszó a magyar, magától értetődő jelentésű „bérterület” helyett?
Amint az érzékelhető, a megfelelő szakkifejezések kiválasztása, bevezetése és szabatos megfogalmazása a félreértések elkerülésének alapja lehetne. Fontos, hogy az egyes szakszavak bérlői oldalról is könnyen érthetők és egyértelműek legyenek. Lényeges lenne az is, hogy a lehető legkevesebb számú szakszó logikusan egymásra épülő és a laikus számára is könnyen megjegyezhető legyen. A mindenki számára érthető, megfogalmazásában is objektív, egységesen elfogadott szakszavak használata a bérbeadási gyakorlat alapvető követelménye.
Éppen a szakszóhasználat bérbeadói és bérlői oldalról történő drasztikusan különböző értelmezése – félreértelmezése – miatt sodródott a meghiúsulás szélére egy sok ezer négyzetméteres bérbeadási ügylet még a hazai irodaépítési láz idején. A bérbeadó ugyanis úgy adott egyszerre több irodaépületet bérbe a tapasztalatlan bérlőnek, hogy bérterületként az épületek tényleges bruttó területét adta meg, ezzel téve „versenyképesebbé” (a piacinál kevéssel alacsonyabbá) az ajánlott bérleti díjat. A bérlő ugyan tudott a bérleti szerződésben szereplő bruttó területről, azzal azonban nem volt tisztában, hogy az valójában mit is jelent…
A bérleti szerződést a felek aláírták, a bérlő építészei elkezdték a válaszfalazási és berendezési tervek készítését. A tervek készítése közben azonban kiderült, hogy a több száz munkahely, valamint a kiszolgáló helyiségek és a közlekedők a rendelkezésre álló nettó területen nem helyezhetők el! Az épület tényleges irodai munkára alkalmas területe, azaz a nettó területe ugyanis 15-20%-kal volt kisebb, mint az épület – jelen esetben bérterületként definiált – bruttó területe, mely magába foglalta a szerkezetek alatti, valamint gépészeti aknák és bizonyos gépészeti berendezések által elfoglalt területeket is. A felek a bérleti szerződést újratárgyalták, a bérlői oldal főtárgyalóját a cég elbocsátotta, a bérlő pedig további területeket kapott dolgozói elhelyezésére…
Végezetül a fenti kis „esettanulmány” is mutatja, hogy minden bérbeadási ügylet esetén elsőrendű szempontként kell kezelni a bérterület-számítás egyes elemeinek a bérlő számára érthető megfogalmazását, valamint a területszámítás jól részletezett elkészítését.
A korrekt bérterület-számítás a bérbeadó és a bérlő közötti bizalmi viszony egyik fontos alapköve.
